Apr 10
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Veränderungen im Datenschutz zum 01. April 2010
Auskunftspflicht erfordert langfristige Dokumentation
Es ist noch nicht lange her, da beschäftigte sich die Branche der Dialogmarketer gezwungenermaßen sehr intensiv mit der Datenschutzmanie der deutschen Politik. Da nichts so heiß gegessen wie es gekocht wird, haben sich die Gemüter darüber wieder etwas beruhigt. Genau das birgt jedoch die Gefahr, die noch anstehenden Novellen bzw. die Inkraftsetzung dieser nicht wirklich zu beachten.
Ganz speziell geht es um den seit dem 01.April 2010 geltenden § 34 Abs. 1a – Auskunftspflicht erfordert langfristige Dokumentation.
In verständlichem Deutsch liest sich dieser Paragraph wie folgt:
„Die listenmäßige Übermittlung von Daten für Adresshandel und Werbung (“Listenprivileg” gemäß § 28 Absatz 3 Satz 4) ist auch weiterhin zulässig, sofern zwei Jahre lang dokumentiert wird, wo die Daten herkommen und an wen sie übermittelt wurden. Die Gesetzesbegründung … führt aus, dass die Daten nach zwei Jahren als veraltet gelten können. … Diese Bestimmung stammt aus der Novelle II.“(Quelle)
Zur Veranschaulichung folgendes Szenario:
Ein Unternehmen mietet zur Neukundengewinnung einen Datenbestand an Adressen von Privatpersonen über einen Adressanbieter (Broker) an. Diese Adressen sollen in mehreren auf sich aufbauenden Aktionen für den Versand von Mailings verwendet werden. Es erfolgt eine Weitergabe a.) an einen Lettershop zum Versand des/der Mailings und b.) der gewonnenen Respondenten an den Vertrieb.
Bezug nehmend auf die o.g. Gesetzgebung muss das werbetreibende Unternehmen nun für jeden verwendeten Datensatz jede Bewegung/Verwendung speichern. Und dies ausnahmslos und nachweisbar für den Zeitraum von 24 Monaten. Das hört sich noch relativ harmlos an. Folgende Fragen müssen dabei jedoch unbedingt gestellt und aktiv beantwortet werden:
1. Sind die Mitarbeiter auf den Umgang mit sensiblen Daten geschult?
2. Ist mein aktuelles Datawarehouse dazu in der Lage?
3. Kann ich auf Anfrage wirklich kurzfristig Auskunft erteilen?
4. Gibt es Alternativen?
Sofern es bei den Fragen 2. und 3. nicht immer zu einem klaren JA kommt (Frage 1. muss mit JA beantwortet werden können), muss aktiv einer der drei folgenden Punkte auf die Tagesordnung gesetzt werden:
1. Ausbau des eigenen Datawarehouse/CRM-Systems
Diese Möglichkeit besteht natürlich immer und wird in den meisten Unternehmen auch bevorzugt betrachtet. Nach tieferem Befassen mit den entsprechenden Lösungsanbietern, der internen Ressourcenbindung und dem finanziellen Aufwand macht sich jedoch schnell Ernüchterung breit. Im Einzelfall hilft nur noch die Berechnung des ROI (Return of Investment) um diese Variante zu beurteilen. Sofern diese Betrachtung nicht ganzheitlich erfolgt wird es hier schwierig, da zusätzliche gesetzliche Auflagen dem Unternehmensergebnis nie dienlich sind.
2. Versand der Mailings direkt durch den Adresslieferanten
Damit verschiebt sich die Dokumentation der Datenverwendung auf den Adresslieferanten. Elegant, aber intern schwer nachzuvollziehen und auch nicht bei allen Lieferanten möglich und üblich. An der Kürze des Statements zu diesem Punkt ist jedoch der geringe interne Aufwand schon abzulesen. Schwachpunkt kann hier die schnelle Überführung der Leads in die operativen Systeme des Werbenden sein (abhängig von der Art der Response).
3. Beauftragung eines Hostingdienstleisters
In diesem speziellen Fall werden die Adressdaten des Lieferanten direkt an einen speziellen Dienstleister versandt, der wiederum im Auftrag des werbetreibenden Unternehmens die Übermittlung der Daten an den Lettershop etc. übernimmt und die Datenverwendung dokumentiert. In diesem Fall wird sich der (seriöse) Adresslieferant die Beachtung des BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) offiziell von Seite des Dienstleisters bestätigen lassen. Gleiches muss auch das beauftragende Unternehmen zwingend tun. Nachweisen muss der Dienstleister den Umgang und die sichere Verwahrung der Adressdaten. Die Verwendung der Daten wird in einem Protokoll dokumentiert und ist daher jederzeit verfügbar. Besonderes Augenmerk ist hier auf die Auswahl des Dienstleisters zu legen.
Fazit:
Die Novellierung des BDSG birgt noch immer einige Tücken im Umgang mit Adressdaten im Dialogmarketing. Werbende Unternehmen sind gezwungen, diesem Thema auch in seinen feinen Ausprägungen zukünftig sehr hohe Beachtung zu schenken. Es geht um die lückenlose Nachweispflicht im Umgang mit Interessenten und Kundendaten. Dabei ist Software Grenzen gesetzt. Dienstleister bieten hervorragende und auf die aktuellen Erfordernisse zugeschnittene Pakete und Leistungen an, die als Alternative gerade in Gesamtkostenrechnungen immer gut punkten.
Weiterführende Links:
BDSG Novelle III Auflistung der inhaltlichen Neuerungen Neuer Text des Bundesdatenschutzgesetzes mit Anmerkungen BLOG zu den Novellierungen vom Bundesdatenschutzbeauftragten Zusammenfassung des neuen Gesetzestextes von der GDD Historie der Novelle I Historie der Novelle II Historie der Novelle III
